Le fonctionnement, en détail.
Voici l'ensemble du processus : comment nous définissons le travail, recrutons, intégrons vos outils, gérons la personne au quotidien, contrôlons la qualité, couvrons les absences, faisons évoluer l'équipe et mettons fin à la mission si vous le souhaitez. Pas de promesses vagues, juste de la méthode.
L'appel de découverte appel de découverte
Trente minutes, sans présentation, sans pression. L'objectif est de déterminer si l'externalisation de ce travail est pertinente et, le cas échéant, de définir précisément le rôle. Vous terminerez l'appel en connaissant le coût et les délais probables.
Si nous pensons ne pas être la solution adaptée, nous vous le dirons lors de l'appel plutôt que d'envoyer une proposition.
Ce que nous vous demanderons
- Quel travail souhaitez-vous déléguer et à quoi ressemble une semaine type ?
- Dans quels outils ce travail s'effectue-t-il : boîte de réception, CRM, helpdesk, comptabilité, téléphone ?
- Quelles sont les heures de couverture nécessaires, dans quels fuseaux horaires et quelles langues ?
- Quelle est la part de routine par rapport au jugement, et où les erreurs peuvent-elles être préjudiciables ?
- Qui, au sein de votre équipe, répondra aux questions durant les deux premières semaines ?
- Comment saurez-vous dans 90 jours que cela a fonctionné ?
Comment nous recrutons et sélectionnons
Nous recrutons spécifiquement pour votre poste. Nous ne disposons pas d'une réserve d'assistants génériques pour assigner la première personne disponible.
Nous rédigeons le rôle en fonction de votre semaine
Pas une annonce générique. Nous transformons les notes de découverte en un profil de poste : tâches, outils, horaires, niveau de langue et tempérament requis pour le travail.
Sourcing au Sri Lanka et à Madagascar
Nous recrutons à partir de notre propre vivier dans nos deux centres de services, ainsi que par recommandation des membres actuels de l'équipe. Madagascar couvre les rôles principalement en français ; le Sri Lanka couvre les rôles principalement en anglais.
Sélection et tests
Entretien structuré, évaluation linguistique écrite et orale, et une tâche pratique modélisée sur votre travail réel, pas un casse-tête. Nous vérifions également les références.
Vous rencontrez la liste restreinte
Vous passez en entretien la ou les deux personnes qui nous semblent correspondre. Vous pouvez refuser. Personne n'est affecté à votre compte sans votre accord.
Intégration dans vos outils et vos SOP
La plupart des externalisations échouent à ce stade. Nous considérons le premier mois autant comme un exercice de documentation que de formation, car les procédures écrites sont ce qui rend les remplacements et l'évolution de l'équipe possibles par la suite.
- Avant le jour 1
Accès et documents administratifs
Vous accordez l'accès aux outils au niveau de permission que vous choisissez. Nous gérons les contrats, les accords de confidentialité et l'équipement de notre côté.
- Jour 1
Appel de lancement
Vous, votre manager Beacon et votre nouveau coéquipier. Vous expliquez l'entreprise avec vos propres mots ; nous prenons des notes et les transformons en premières procédures opérationnelles standards (SOP).
- Jours 2 à 5
Observation, puis action
Ils commencent par des tâches à faible risque pendant que votre manager Beacon examine chaque résultat avant qu'il ne vous parvienne ou n'atteigne vos clients.
- Semaine 2
Rédaction des procédures (SOP)
Chaque tâche récurrente devient une courte procédure écrite dans un manuel partagé que nous possédons et entretenons. C'est ce qui rend le remplacement et la couverture fluides par la suite.
- Semaines 3 à 4
Passage de relais
La fréquence de révision diminue à mesure que la précision se maintient. À la fin du mois, vous approuvez les exceptions plutôt que de vérifier le travail.
Qui encadre la personne au quotidien
Nous. C'est ce qui distingue Beacon d'un recrutement sur une place de marché.
Un manager Beacon dédié
Une personne de notre côté est responsable de votre compte. Elle anime le point quotidien avec votre coéquipier, définit les priorités selon vos consignes, gère les entretiens de performance et est votre interlocuteur si quelque chose ne va pas.
Votre coéquipier nous rapporte
Vous dirigez le travail ; nous gérons la personne. L'assiduité, le coaching, les évaluations, la discipline, la paie et le développement de carrière sont de notre ressort. C'est tout l'intérêt : vous ne devenez jamais leur supérieur hiérarchique direct.
Un rythme fixe
Point interne quotidien, résumé écrit hebdomadaire pour vous, et appel de revue mensuel couvrant la production, les tendances de qualité et les changements à prévoir pour le mois suivant.
Comment la qualité est contrôlée
La qualité qui n'est pas mesurée décline. Chaque compte dispose d'une norme écrite et d'une révision hebdomadaire basée sur celle-ci.
Ce qui est contrôlé
Un échantillon de travail réel chaque semaine : les e-mails et tickets pour la précision, le ton et la politique ; les tâches administratives pour l'exhaustivité et la qualité des données. Les réviseurs utilisent la même grille d'évaluation afin que les résultats soient comparables dans le temps.
Ce qui est rapporté
Le volume traité, le score de qualité par rapport à la grille, les temps de réponse et de traitement le cas échéant, et une note honnête sur tout ce qui a pu glisser.
Ce qui se passe quand un score baisse
D'abord du coaching, avec un examen plus étroit des résultats par le manager pendant une période. Si la situation ne se rétablit pas, nous remplaçons la personne et reprenons l'intégration à partir des procédures (SOP).
Maladie, congés et départs
Les gens tombent malades et les gens passent à autre chose. La différence réside dans la personne qui doit gérer le problème.
Congés planifiés
Convenus à l'avance et partagés avec vous. Un remplaçant briefé couvre l'essentiel à partir des procédures écrites ; tout ce qui peut attendre est mis en attente et signalé.
Maladie et absence imprévue
Votre responsable Beacon vous informe le matin même et organise le remplacement par l'équipe déjà familiarisée avec votre compte. Vous ne gérez pas l'absence.
Départ d'un collaborateur
Nous recrutons le remplaçant, effectuons les mêmes vérifications et assurons l'intégration selon vos procédures opérationnelles standard (SOP) existantes afin que la nouvelle personne commence avec des connaissances documentées plutôt que de zéro. La passation se fait durant le préavis si possible.
Ce qui change pour les missions de vente
Nous définissons ensemble votre client idéal
Lors de l'appel de découverte, nous convenons de vos cibles, des zones géographiques et des critères d'une bonne opportunité commerciale.
Notre plateforme crée et actualise la liste
Notre logiciel de prospection identifie les entreprises correspondantes et maintient la liste à jour, afin que le démarchage ne repose jamais sur des données obsolètes.
Vous visualisez chaque conversation dans le rapport hebdomadaire
Les réponses, les rendez-vous et les notes sur les comptes sont rapportés chaque semaine, afin que vous sachiez exactement ce qui fonctionne.
Modifier et terminer la mission
Augmenter ou réduire l'activité
L'ajout de capacité utilise le même processus de recrutement et d'intégration, et c'est plus rapide la deuxième fois car vos SOP existent déjà. Pour les équipes de support, nous planifions les montées en charge autour de vos pics connus (saisonniers, lancements ou campagnes) et convenons du déclencheur et du délai à l'avance.
La réduction de l'activité fait l'objet d'une discussion avec votre responsable et prend effet à la date de préavis prévue dans votre contrat. Votre responsable attitré et votre documentation restent les mêmes dans les deux cas, de sorte que les connaissances de l'équipe ne sont pas perdues.
Terminer la mission
Un préavis écrit à votre responsable Beacon suffit. Nous procédons ensuite à une fin de mission structurée : passation du travail en cours, exportation de vos SOP et de votre documentation, révocation de chaque accès aux comptes et outils confirmée par écrit, et une facture finale jusqu'à la fin de la période de préavis.
Il n'y a pas de frais de sortie ni de frais de recrutement à aucun moment. Si vous souhaitez plus tard embaucher la personne directement, dites-le-nous, nous préférons avoir cette conversation ouvertement.
Les questions pratiques
Les détails que les acheteurs demandent avant de signer quoi que ce soit.
Considérez que c'est réglé.
Trente minutes suffisent généralement pour vous dire si cela convient à votre entreprise et quel en serait le coût.