La plupart des gens délèguent les mauvais travaux en premier. Commencez par ce qui est répétitif, demande peu de jugement et est facile à vérifier.
Quand quelqu'un délègue du travail pour la première fois, il commence généralement par ce qu'il déteste le plus. C'est compréhensible, et c'est aussi le moyen le plus rapide de conclure que la délégation ne fonctionne pas. Les tâches que vous détestez sont souvent celles qui comportent le plus de contexte dans votre tête. Le contexte est la seule chose qu'un nouvel assistant n'a pas en première semaine.
Une meilleure première tâche est répétitive, nécessite un jugement limité et possède une réponse correcte évidente. Ces propriétés rendent le travail plus facile à enseigner et plus facile à vérifier. Les premiers succès renforcent la confiance. Une fois cette confiance établie, vous pouvez passer à des travaux nécessitant plus de jugement et plus de contacts avec les clients.
Avant de choisir une tâche, auditez une semaine normale
Pendant cinq jours ouvrables, tenez une liste brute de tout ce que vous faites qui prend plus de cinq minutes. Ne rangez pas encore la liste et ne décidez pas de ce qui est important. Notez la tâche, le temps qu'elle a pris, sa fréquence et si quelqu'un d'autre pourrait vérifier le résultat sans vous demander à quoi ressemble un bon travail.
À la fin de la semaine, marquez chaque tâche répétée. Entourez ensuite celles qui ont une ligne d'arrivée visible : une facture a été envoyée, une réunion a été réservée, un dossier a été mis à jour ou un client a reçu une réponse approuvée. Ce sont vos points de départ les plus solides.
Les dix tâches par lesquelles commencer
- Tri de la boîte de réception : trier, étiqueter et signaler ce qui nécessite réellement votre attention.
- Gestion du calendrier : planifier des réunions, résoudre les conflits et protéger les blocs de concentration.
- Facturation : établir des factures à partir d'un modèle approuvé et classer les dossiers.
- Relance des paiements en retard : suivre une séquence de rappels polis et datés que vous approuvez une seule fois.
- Saisie de données : déplacer des informations entre des systèmes qui ne communiquent pas entre eux.
- Hygiène du CRM : fusionner les doublons, compléter les champs manquants et fermer les opportunités stagnantes.
- Recherche : préparer des listes de comparaison de fournisseurs, de lieux ou de prospects selon des critères clairs.
- Réservation de voyage : présenter deux ou trois options dans le cadre d'un budget et d'un calendrier convenus.
- E-mail client de premier niveau : répondre aux questions répétées en utilisant un langage approuvé.
- Rapport hebdomadaire : extraire les mêmes chiffres dans le même format à la même heure chaque semaine.
Transformer une demande en un processus utilisable
L'instruction "relancer les factures impayées" n'est pas un processus. Une version utilisable précise quelles factures sont concernées, quand chaque rappel est envoyé, quel modèle utiliser, quand vous mettre en copie et quand s'arrêter. Elle indique également où l'action est enregistrée. Cette version peut être exécutée de manière cohérente et révisée en quelques secondes.
Un processus simple nécessite cinq éléments : un déclencheur, les étapes, les règles de décision, un exemple de bon résultat et un point d'escalade. Vous n'avez pas besoin d'un manuel volumineux. Un court enregistrement d'écran et une liste de contrôle d'une page suffisent souvent pour une première tâche.
Si vous ne pouvez pas décrire comment vous vérifieriez le travail, vous n'êtes pas encore prêt à le déléguer.
Décider de ce qui nécessite encore votre jugement
Une bonne délégation ne signifie pas se retirer de chaque décision. Cela signifie définir les décisions qui ont encore besoin de vous. Un assistant peut préparer trois options de voyage, mais vous pouvez souhaiter choisir le vol final. Il peut rédiger une réponse client sensible, mais vous pouvez l'approuver avant son envoi. Rendez ces limites explicites au lieu de les découvrir après une erreur.
Évaluer les résultats, pas l'activité
Ne mesurez pas si quelqu'un a l'air occupé. Vérifiez si la boîte de réception contient moins de messages non résolus, si les factures ont été envoyées à temps et si les dossiers CRM sont complets. Une courte revue hebdomadaire du travail accompli est plus utile que des messages constants tout au long de la journée.
- Choisissez deux ou trois tâches pour la première semaine, pas les dix d'un coup.
- Vérifiez chaque résultat au début, puis réduisez l'échantillon à mesure que la précision s'améliore.
- Corrigez le processus écrit chaque fois que la même question apparaît deux fois.
- N'ajoutez un remplaçant qu'une fois que le processus principal est assez stable pour être enseigné.
- Maintenez une liste claire des décisions qui doivent toujours vous revenir.
Anticiper une courbe d'apprentissage
La première semaine, vous pourriez passer plus de temps que vous n'en gagnez. La deuxième semaine, les questions devraient devenir plus précises. À la troisième, les tâches de routine devraient revenir terminées plutôt qu'à moitié demandées. Si les mêmes erreurs persistent, la réponse n'est pas plus de patience. Revoyez l'instruction, la formation ou l'adéquation entre la personne et la tâche.
L'assistance par assistant virtuel Beacon commence à partir de 199 € par mois. Nous utilisons les premières semaines pour documenter votre façon de travailler, convenir des limites et instaurer une routine qui réduit votre charge de travail plutôt que de créer une personne supplémentaire à gérer.
