Wie es funktioniert, im Detail.
Dies ist der gesamte Prozess: wie wir die Arbeit definieren, dafür rekrutieren, in Ihre Tools einführen, die Person im Alltag führen, die Qualität prüfen, Abwesenheiten abdecken, das Team skalieren und die Zusammenarbeit beenden, wenn Sie es wünschen. Keine vagen Versprechen, nur die Mechanik.
Der Discovery Call Kennenlerngespräch
Dreißig Minuten, kein Deck, kein Druck. Ziel ist es herauszufinden, ob Outsourcing dieser Arbeit sinnvoll ist und, falls ja, wie genau die Rolle aussehen sollte. Nach dem Gespräch kennen Sie die voraussichtlichen Kosten und den Zeitplan.
Wenn wir glauben, nicht die richtige Lösung zu sein, sagen wir das direkt im Gespräch, anstatt ein Angebot zu senden.
Was wir Sie fragen werden
- Welche Aufgaben möchten Sie übergeben und wie sieht eine normale Woche dafür aus?
- In welchen Tools findet diese Arbeit statt: Posteingang, CRM, Helpdesk, Buchhaltung, Telefon?
- In welchen Zeiträumen muss die Abdeckung erfolgen, in welchen Zeitzonen und welchen Sprachen?
- Wie viel davon ist Routine im Vergleich zu Ermessensentscheidungen und wo können Fehler tatsächlich Schaden anrichten?
- Wer auf Ihrer Seite wird in den ersten zwei Wochen Fragen beantworten?
- Woran werden Sie in 90 Tagen erkennen, dass dies funktioniert hat?
Wie wir rekrutieren und zuordnen
Wir stellen gezielt für Ihre Rolle ein. Wir halten keinen Pool an allgemeinen Assistenten vor, um dann einfach zuzuweisen, wer gerade frei ist.
Wir formulieren die Rolle basierend auf Ihrer Woche
Keine generische Stellenanzeige. Wir verwandeln die Notizen aus der Beratung in ein Rollenprofil: Aufgaben, Tools, Arbeitszeiten, Sprachniveau und das für die Arbeit erforderliche Temperament.
Sourcing in Sri Lanka und Madagaskar
Wir rekrutieren aus unserem eigenen Pool an beiden Standorten sowie über Empfehlungen bestehender Teammitglieder. Madagaskar deckt primär französischsprachige Rollen ab; Sri Lanka primär englischsprachige Rollen.
Screening und Tests
Strukturiertes Interview, Bewertung der schriftlichen und mündlichen Sprachkenntnisse sowie eine praktische Aufgabe, die an Ihre reale Arbeit angelehnt ist, kein Rätsel. Wir prüfen zudem Referenzen.
Sie lernen die engere Auswahl kennen
Sie interviewen die ein oder zwei Personen, von denen wir glauben, dass sie passen. Sie können Nein sagen. Niemand wird ohne Ihre Zustimmung für Ihr Konto eingesetzt.
Onboarding in Ihre Tools und Ihre SOPs
Die meisten Outsourcing Versuche scheitern hier. Wir betrachten den ersten Monat ebenso sehr als Dokumentationsaufgabe wie als Training, denn schriftliche Abläufe machen Vertretung, Skalierung und Ersatz später erst möglich.
- Vor Tag 1
Zugang und Formalitäten
Sie gewähren den Tool-Zugriff auf der von Ihnen gewählten Berechtigungsstufe. Wir kümmern uns unsererseits um Verträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen und Ausrüstung.
- Tag 1
Kick-off Gespräch
Sie, Ihr Beacon Manager und Ihr neues Teammitglied. Sie erklären das Unternehmen in Ihren eigenen Worten; wir machen uns Notizen und erstellen daraus die ersten Standardprozesse.
- Tage 2 bis 5
Hospitieren, dann umsetzen
Sie beginnen mit Aufgaben mit geringem Risiko, während Ihr Beacon Manager jedes Ergebnis prüft, bevor es Sie oder Ihre Kunden erreicht.
- Woche 2
Schriftliche Standardprozesse
Jede wiederkehrende Aufgabe wird zu einer kurzen schriftlichen Prozedur in einem gemeinsamen Handbuch, das wir führen und pflegen. Dies ermöglicht später eine reibungslose Vertretung oder Nachbesetzung.
- Wochen 3 bis 4
Übergabe der Zügel
Die Häufigkeit der Überprüfungen sinkt, während die Genauigkeit stabil bleibt. Bis zum Ende des Monats genehmigen Sie Ausnahmen, statt die Arbeit zu kontrollieren.
Wer führt die Person im Alltag
Das übernehmen wir. Dies ist die Grenze, die Beacon von der Beauftragung über einen Marktplatz unterscheidet.
Ein namentlich genannter Beacon Manager
Eine Person auf unserer Seite betreut Ihr Konto. Diese führt den täglichen Check-in mit Ihrem Teammitglied durch, legt Prioritäten gemäß Ihrem Briefing fest, führt Personalgespräche und ist Ihr Ansprechpartner, wenn etwas nicht stimmt.
Ihr Teammitglied berichtet an uns
Sie steuern die Arbeit; wir führen die Person. Anwesenheit, Coaching, Beurteilungen, Disziplinarmaßnahmen, Lohnabrechnung und berufliche Entwicklung liegen bei uns. Das ist der entscheidende Punkt: Sie werden niemals deren direkter Vorgesetzter.
Ein fester Rhythmus
Täglicher interner Check-in, eine wöchentliche schriftliche Zusammenfassung an Sie und ein monatliches Review-Gespräch über Ergebnisse, Qualitätstrends und anstehende Änderungen für den nächsten Monat.
Wie Qualität geprüft wird
Qualität, die nicht gemessen wird, lässt nach. Jedes Konto hat einen schriftlichen Standard und eine wöchentliche Überprüfung anhand dessen.
Was geprüft wird
Jede Woche eine Stichprobe der realen Arbeit: E-Mails und Tickets auf Genauigkeit, Tonfall und Richtlinien; administrative Aufgaben auf Vollständigkeit und Datenqualität. Die Prüfer verwenden dieselbe Scorecard, damit die Ergebnisse über die Zeit vergleichbar sind.
Was berichtet wird
Bearbeitetes Volumen, Qualitätswert gemäß Scorecard, Reaktions- und Bearbeitungszeiten, sofern zutreffend, sowie eine ehrliche Notiz zu allem, was nicht optimal lief.
Was passiert, wenn ein Wert sinkt
Zuerst erfolgt ein Coaching, wobei der Manager die Ergebnisse für einen Zeitraum genauer prüft. Wenn keine Besserung eintritt, ersetzen wir die Person und führen das Onboarding basierend auf den Standardprozessen erneut durch.
Krankheit, Urlaub und Fluktuation
Menschen werden krank und Menschen ziehen weiter. Der Unterschied besteht darin, wessen Problem das ist.
Geplanter Urlaub
Im Voraus vereinbart und Ihnen mitgeteilt. Eine eingearbeitete Vertretung übernimmt die wesentlichen Aufgaben gemäß den schriftlichen Standardprozessen; alles, was warten kann, wird wartend markiert.
Krankheit und ungeplante Abwesenheit
Ihr Beacon Manager informiert Sie noch am selben Morgen und organisiert eine Vertretung durch das Team, das bereits mit Ihrem Account vertraut ist. Sie müssen sich nicht um die Lücke kümmern.
Jemand verlässt das Unternehmen
Wir rekrutieren den Ersatz, führen die gleiche Überprüfung durch und führen das Onboarding anhand Ihrer bestehenden SOPs erneut durch, damit die neue Person mit dokumentiertem Wissen statt bei null beginnt. Übergaben überschneiden sich, sofern die Kündigungsfrist dies zulässt.
Was ist anders für Vertriebsaufträge
Wir definieren gemeinsam Ihren idealen Kunden
Im Discovery Call vereinbaren wir, an wen Sie verkaufen, wo und wie ein guter Deal aussieht.
Unsere Plattform erstellt und aktualisiert die Liste
Unsere Prospecting Software findet passende Unternehmen und hält die Liste aktuell, damit die Kundenansprache niemals auf veralteten Daten basiert.
Sie sehen jede Konversation im wöchentlichen Reporting
Antworten, Termine und Notizen zu Accounts werden jede Woche gemeldet, damit Sie genau wissen, was funktioniert.
Änderung und Beendigung des Auftrags
Skalierung nach oben oder unten
Das Hinzufügen von Kapazitäten nutzt denselben Rekrutierungs- und Einarbeitungsweg und ist beim zweiten Mal schneller, da Ihre SOPs bereits vorhanden sind. Für Support-Teams planen wir Ramp-ups um Ihre bekannten Spitzenzeiten (saisonal, Launch oder Kampagne) und vereinbaren den Auslöser und die Vorlaufzeit im Voraus.
Eine Reduzierung erfolgt nach Rücksprache mit Ihrem Manager und wird zum in Ihrer Vereinbarung festgelegten Kündigungszeitpunkt wirksam. Ihr benannter Manager und Ihre Dokumentation bleiben in beiden Richtungen gleich, sodass das Wissen des Teams nicht verloren geht.
Beendigung des Auftrags
Eine schriftliche Mitteilung an Ihren Beacon-Manager genügt. Wir führen dann ein strukturiertes Offboarding durch: Übergabe offener Arbeiten, Export Ihrer SOPs und Dokumentation an Sie, Widerruf und schriftliche Bestätigung jedes Konto- und Tool-Zugriffs sowie eine Abschlussrechnung bis zum Ende der Kündigungsfrist.
Es gibt zu keinem Zeitpunkt eine Austrittsgebühr oder Vermittlungsgebühr. Wenn Sie die Person später direkt einstellen möchten, teilen Sie uns dies mit, wir führen dieses Gespräch lieber offen.
Praktische Fragen
Die Details, die Käufer fragen, bevor sie etwas unterschreiben.
Betrachten Sie es als erledigt.
Dreißig Minuten reichen normalerweise aus, um Ihnen zu sagen, ob dies für Ihr Unternehmen funktioniert und was es kosten würde.