Sicherheit und Datenhandhabung

Beacon führt keine eigene Kopie Ihrer Kundendatenbank. Unser Team arbeitet innerhalb der Systeme, die Sie bereits nutzen (Ihr Helpdesk, CRM, Posteingang und Buchhaltungstools), unter Konten, die Sie erstellen und kontrollieren. Ihre Daten bleiben in Ihren Systemen, gehostet dort, wo Sie es festgelegt haben.

Die Informationen, die wir unsererseits speichern, beschränken sich auf das, was für den Betrieb des Dienstes erforderlich ist: die schriftlichen Abläufe für Ihren Account, unsere internen Qualitätsprüfungen und Berichte sowie die operativen Notizen Ihres Beacon-Managers. Wir bewahren diese in unseren verwalteten Geschäftssystemen auf, beschränkt auf die Personen, die an Ihrem Account arbeiten.

Wir kopieren keine Produktionsdaten aus Bequemlichkeit in Tabellenkalkulationen, persönliche Laufwerke oder lokale Rechner und wir nutzen Ihre Kundendaten nicht zum Trainieren von Modellen.

Der Zugriff erfolgt nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe: Jede Person in Ihrem Account erhält nur die Berechtigungen, die ihre Aufgaben erfordern, in den von Ihnen freigegebenen Tools, und nichts darüber hinaus. Wo Ihre Tools Rollen unterstützen, bitten wir um die engste Rolle, die die Arbeit noch ermöglicht.

Nur namentlich genannte Einzelkonten. Wir teilen keine Logins zwischen Teammitgliedern, da geteilte Konten es unmöglich machen, festzustellen, wer was getan hat.

Der Zugriff wird gewährt, wenn jemand Ihrem Account beitritt, und entzogen, wenn er diesen oder Beacon verlässt. Das Offboarding umfasst eine Prüfung, ob jedes Konto, jedes Tool und jede Anmeldeinformation tatsächlich entfernt wurde, was Ihnen gegenüber schriftlich bestätigt wird.

Sie können jeden Zugriff jederzeit selbst widerrufen, ohne uns vorher zu fragen.

Jeder Beacon Mitarbeiter unterzeichnet als Bedingung für das Arbeitsverhältnis eine Vertraulichkeitsvereinbarung, die Kunden- und Auftraggeberinformationen abdeckt und über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus besteht.

Vertraulichkeit und Datenhandhabung werden in der Einführungsverulung behandelt, bevor jemand Zugriff auf ein Kundensystem erhält, und spezifische Regeln für Ihr Konto sind in dessen Abläufen festgeschrieben.

Wir unterzeichnen gerne Ihre eigene Vertraulichkeitsvereinbarung oder Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Senden Sie diese zusammen mit Ihrem Erstgespräch, damit wir sie gemeinsam mit Ihnen prüfen können, anstatt erst im Nachhinein.

Die Arbeit für Kunden erfolgt auf Geräten, die von Beacon bereitgestellt und verwaltet werden, durch unsere Teammitglieder in Sri Lanka und Madagaskar über ein sicheres Netzwerk. Dies ist eine bewusste Entscheidung: Es ist kostspieliger als ein nicht verwaltetes Setup und weitaus einfacher zu kontrollieren.

Persönliche Geräte werden nicht für die Kundenarbeit genutzt. Sofern Arbeiten außerhalb des Standard-Setups zwingend erforderlich sind, wird dies vorab mit Ihnen vereinbart und auf verwalteten Geräten unter denselben Regeln eingerichtet.

Bildschirme sind so positioniert, dass Kundeninformationen für andere nicht sichtbar sind, und Arbeitsbereiche werden am Ende einer Schicht von Kundenmaterialien befreit.

Die meisten Beacon Kunden sind in der EU ansässig und unsere Teams zur Leistungserbringung befinden sich in Sri Lanka und Madagaskar. Keines dieser Länder profitiert derzeit von einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, daher ist ein Übermittlungsmechanismus erforderlich. Dies ist eine normale, lösbare Situation, keine Grauzone, und muss ordnungsgemäß dokumentiert anstatt übergangen werden.

In der üblichen Vereinbarung sind Sie der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden und Beacon handelt als Auftragsverarbeiter nach Ihren Anweisungen. Diese Beziehung erfordert eine schriftliche Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Artikel 28, die Zweck, Dauer, Sicherheitsmaßnahmen, Unterauftragsverarbeiter, Unterstützung bei Betroffenenanfragen und den Verbleib der Daten bei Vertragsende abdeckt.

Für die Übermittlung selbst ist der Standardweg die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission zusammen mit einer Transferfolgenabschätzung für das Zielland. Wir werden Ihre Standardvertragsklauseln und die Auftragsverarbeitungsvereinbarung unterzeichnen oder unsere zur Prüfung vorlegen.

Falls Ihre Daten besondere Kategorien, Kinderdaten, Gesundheits- oder Finanzdaten umfassen, teilen Sie uns dies frühzeitig mit. Einige Arbeiten verbleiben besser in der EU, und wir sagen das lieber offen, als sie anzunehmen.

Wenn wir von einem Sicherheitsvorfall erfahren, der Ihre Daten betrifft, informiert Sie Ihr benannter Beacon Manager direkt und umgehend darüber, was wir wissen, was wir noch nicht wissen und was wir dagegen unternehmen. Als Auftragsverarbeiter obliegt die Entscheidung zur Benachrichtigung von Aufsichtsbehörden oder betroffenen Personen Ihnen. Unsere Aufgabe ist es, Ihnen die Fakten schnell genug zu liefern, damit Sie diese Entscheidung treffen können, und Sie bei der Untersuchung zu unterstützen.

Nach jedem Vorfall protokollieren wir die Ursache sowie die vorgenommene Änderung und teilen dies mit Ihnen.