Hoe het werkt, in detail.
Dit is het volledige proces: hoe we het werk kaderen, werven, onboarden in uw tools, de persoon dagelijks aansturen, de kwaliteit controleren, verzuim opvangen, het team schalen en de samenwerking beëindigen als u dat wilt. Geen vage beloftes, maar simpelweg het mechanisme.
De kennismaking kennismakingsgesprek
Dertig minuten, geen presentatie, geen druk. Het doel is om te bepalen of het uitbesteden van dit werk zinvol is, en zo ja, wat de rol precies moet zijn. U weet na het gesprek wat de waarschijnlijke kosten en tijdlijn zijn.
Als we denken dat wij niet de juiste oplossing zijn, zeggen we dat tijdens het gesprek in plaats van een voorstel te sturen.
Wat we u zullen vragen
- Welk werk wilt u overdragen, en hoe ziet een normale week daarvan eruit?
- In welke tools vindt dat werk plaats: inbox, CRM, helpdesk, boekhouding, telefoon?
- Op welke uren moet dit gedekt worden, in welke tijdzones en welke talen?
- Hoeveel daarvan is routine versus oordeelsvorming, en waar kunnen fouten daadwerkelijk schade aanrichten?
- Wie aan uw kant beantwoordt vragen in de eerste twee weken?
- Hoe weet u over 90 dagen dat dit gewerkt heeft?
Hoe we werven en matchen
Wij werven specifiek voor uw rol. We houden geen pool van algemene assistenten aan om wie er maar vrij is toe te wijzen.
We schrijven de rol op basis van uw week
Geen generieke vacaturetekst. We zetten de bevindingen uit het gesprek om in een rolprofiel: taken, tools, uren, taalniveau en het soort temperament dat het werk vereist.
Werving in Sri Lanka en Madagaskar
We werven uit onze eigen pijplijn op beide locaties, plus aanbevelingen van bestaande teamleden. Madagaskar dekt Franstalige rollen; Sri Lanka dekt Engelstalige rollen.
Screening en testen
Gestructureerd interview, beoordeling van schriftelijke en mondelinge taalvaardigheid en een praktische taak gebaseerd op uw echte werk, geen puzzel. We controleren ook referenties.
U ontmoet de shortlist
U interviewt de één of twee personen die volgens ons passen. U kunt nee zeggen. Niemand wordt op uw account geplaatst zonder uw akkoord.
Onboarding in uw tools en uw SOP's
De meeste uitbestedingen mislukken hier. We beschouwen de eerste maand evenzeer als een documentatie-oefening als een training, omdat schriftelijke procedures ervoor zorgen dat vervanging, schaling en opvolging later haalbaar zijn.
- Voor dag 1
Toegang en papierwerk
U verleent toegang tot tools op het door u gekozen machtigingsniveau. Wij regelen de contracten, geheimhoudingsverklaringen en apparatuur aan onze kant.
- Dag 1
Kick-off call
U, uw Beacon-manager en uw nieuwe teamgenoot. U legt het bedrijf in uw eigen woorden uit; wij maken aantekeningen en zetten deze om in de eerste SOPs.
- Dagen 2 tot 5
Meekijken, dan doen
Ze beginnen met taken met een laag risico terwijl uw Beacon-manager elke output beoordeelt voordat deze u of uw klanten bereikt.
- Week 2
SOPs vastgelegd
Elke terugkerende taak wordt een korte schriftelijke procedure in een gedeeld handboek dat wij beheren en onderhouden. Dit is wat vervanging later pijnloos maakt.
- Weken 3 tot 4
De teugels overdragen
De frequentie van controles neemt af naarmate de nauwkeurigheid standhoudt. Tegen het einde van de maand keurt u uitzonderingen goed, in plaats van werk te controleren.
Wie begeleidt de persoon dagelijks
Dat doen wij. Dit is de grens die Beacon scheidt van een inhuur via een marktplaats.
Een vaste Beacon-manager
Eén persoon aan onze kant is verantwoordelijk voor uw account. Zij doen de dagelijkse check-in met uw teamgenoot, stellen prioriteiten op basis van uw briefing, voeren functioneringsgesprekken en zijn de persoon naar wie u een bericht stuurt als er iets niet klopt.
Uw teamgenoot rapporteert aan ons
U stuurt het werk aan; wij managen de persoon. Aanwezigheid, coaching, beoordelingen, discipline, salarisadministratie en loopbaanontwikkeling zijn onze verantwoordelijkheid. Dat is de essentie: u wordt nooit hun direct leidinggevende.
Een vast ritme
Dagelijkse interne check-in, een wekelijks schriftelijk overzicht voor u, en een maandelijks evaluatiegesprek over output, kwaliteitstrends en wat er volgende maand moet veranderen.
Hoe kwaliteit wordt gecontroleerd
Kwaliteit die niet wordt gemeten, verwatert. Elk account heeft een schriftelijke standaard en een wekelijkse evaluatie aan de hand daarvan.
Wat wordt gecontroleerd
Elke week een steekproef van echt werk: e-mails en tickets op nauwkeurigheid, toon en beleid; administratieve taken op volledigheid en datakwaliteit. Beoordelaars gebruiken dezelfde scorekaart zodat resultaten in de loop van de tijd vergelijkbaar zijn.
Wat wordt gerapporteerd
Verwerkt volume, kwaliteitsscore volgens de scorekaart, reactie- en doorlooptijden waar van toepassing, en een eerlijke opmerking over alles wat is blijven liggen.
Wat er gebeurt als een score daalt
Eerst coaching, waarbij de manager de output gedurende een periode nauwer beoordeelt. Als het niet herstelt, vervangen we de persoon en voeren we de onboarding opnieuw uit op basis van de SOPs.
Ziekte, vakantie en verloop
Mensen worden ziek en mensen gaan weg. Het verschil is wiens probleem dat is.
Geplande vakantie
Vooraf overeengekomen en met u gedeeld. Een gebriefde back-up dekt de essentie op basis van de schriftelijke SOPs; alles wat kan wachten wordt in de wachtrij geplaatst en gemarkeerd.
Ziekte en ongepland verzuim
Uw Beacon-manager stelt u dezelfde ochtend op de hoogte en regelt vervanging vanuit het team dat al bekend is met uw account. U hoeft het gat niet zelf te managen.
Iemand vertrekt
Wij werven de vervanger, voeren dezelfde screening uit en onboarden opnieuw op basis van uw bestaande SOP's, zodat de nieuwe persoon start vanuit gedocumenteerde kennis in plaats van bij nul. Overdrachten overlappen waar de opzegtermijn dit toelaat.
Wat anders is voor salesopdrachten
We definiëren samen uw ideale klant
In het kennismakingsgesprek spreken we af aan wie u verkoopt, waar, en hoe een goede deal eruitziet.
Ons platform bouwt en ververst de lijst
Onze prospectiesoftware vindt passende bedrijven en houdt de lijst actueel, zodat de benadering nooit plaatsvindt op basis van verouderde gegevens.
U ziet elk gesprek in de wekelijkse rapportage
Antwoorden, afspraken en accountnotities worden elke week gerapporteerd, zodat u precies weet wat werkt.
De samenwerking wijzigen en beëindigen
Opschalen of afschalen
Capaciteit toevoegen gebeurt via hetzelfde werving- en inwerktraject, en de tweede keer gaat het sneller omdat uw SOP's al bestaan. Voor supportteams plannen we uitbreidingen rond uw bekende pieken (seizoensgebonden, lancering of campagne) en spreken we de trigger en de doorlooptijd vooraf af.
Afschalen gebeurt in overleg met uw manager en gaat in op het moment van de opzegtermijn in uw overeenkomst. Uw vaste manager en uw documentatie blijven in beide gevallen gelijk, zodat de kennis van het team niet verloren gaat.
De samenwerking beëindigen
Een schriftelijke mededeling aan uw Beacon-manager is voldoende. We voeren vervolgens een gestructureerde offboarding uit: een overdracht van openstaand werk, uw SOP's en documentatie worden naar u geëxporteerd, toegang tot elk account en elke tool wordt ingetrokken en schriftelijk bevestigd, en een laatste factuur tot het einde van de opzegtermijn.
Er is op geen enkel moment een vertrekvergoeding of wervingsfee. Als u de persoon later rechtstreeks wilt aannemen, laat het ons weten, dan voeren we dat gesprek liever openlijk.
Praktische vragen
De details die kopers vragen voordat ze iets tekenen.
Beschouw het als geregeld.
Dertig minuten is meestal genoeg om u te vertellen of dit voor uw bedrijf werkt en wat de kosten zouden zijn.