Beveiliging en gegevensverwerking

Beacon beheert geen eigen kopie van uw klantendatabase. Ons team werkt binnen de systemen die u al gebruikt (uw helpdesk, CRM, inbox en boekhoudtools) onder accounts die u aanmaakt en beheert. Uw gegevens blijven in uw systemen, gehost waar u daarvoor gekozen heeft.

De informatie die wij wel aan onze kant houden is beperkt tot wat nodig is voor de uitvoering van de dienst: de schriftelijke procedures voor uw account, onze interne kwaliteitsbeoordelingen en rapportages, en de operationele notities van uw Beacon-manager. Deze bewaren we in onze beheerde bedrijfssystemen, uitsluitend toegankelijk voor de mensen die aan uw account werken.

Wij kopiëren geen productiegegevens naar spreadsheets, persoonlijke schijven of lokale machines voor het gemak, en we gebruiken uw klantgegevens niet om modellen te trainen.

Toegang volgt het principe van de minste privileges: elke persoon op uw account krijgt alleen de rechten die hun taken vereisen, in de tools die u toestaat, en niets daarbuiten. Waar uw tools rollen ondersteunen, vragen we om de meest beperkte rol die het werk nog toelaat.

Alleen individuele accounts op naam. We delen geen logins tussen teamleden, omdat gedeelde accounts het onmogelijk maken om te zien wie wat heeft gedaan.

Toegang wordt verleend wanneer iemand aan uw account wordt toegevoegd en ingetrokken wanneer deze het account of Beacon verlaat. Offboarding bevat een controle of elk account, elke tool en elke inlogcode daadwerkelijk is verwijderd, wat schriftelijk aan u wordt bevestigd.

U kunt zelf op elk moment elke toegang intrekken, zonder dit eerst aan ons te vragen.

Elke medewerker van Beacon tekent als arbeidsvoorwaarde een vertrouwelijkheidsovereenkomst met betrekking tot klant- en consumenteninformatie, die ook na het einde van het dienstverband van kracht blijft.

Vertrouwelijkheid en gegevensverwerking worden behandeld in de introductietraining voordat iemand toegang krijgt tot een klantsysteem, en specifieke regels voor uw account worden vastgelegd in de bijbehorende procedures.

Wij tekenen graag uw eigen NDA of gegevensverwerkingsovereenkomst. Stuur deze mee met uw kennismakingsgesprek, dan nemen we deze samen door in plaats van achteraf.

Klantwerk wordt uitgevoerd op apparatuur die Beacon levert en beheert, door onze teamleden in Sri Lanka en Madagaskar, via een beveiligd netwerk. Dit is een bewuste afweging: het kost meer dan een onbeheerde opzet en is veel gemakkelijker te controleren.

Persoonlijke apparaten worden niet gebruikt voor klantwerk. Wanneer werk buiten de standaardopzet echt noodzakelijk is, wordt dit vooraf met u overeengekomen en ingericht op beheerde apparatuur onder dezelfde regels.

Schermen zijn zo opgesteld dat klantgegevens niet zichtbaar zijn voor anderen, en werkplekken worden aan het einde van een dienst vrijgemaakt van klantmateriaal.

De meeste klanten van Beacon zijn gevestigd in de EU en onze uitvoeringsteams bevinden zich in Sri Lanka en Madagaskar. Geen van beide landen geniet momenteel van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, dus is een doorgiftemechanisme vereist. Dit is een normale, oplosbare situatie, geen grijs gebied, en het moet naar behoren worden gedocumenteerd in plaats van genegeerd.

In de gebruikelijke regeling bent u de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van uw klanten en treedt Beacon op als verwerker op uw instructies. Die relatie vereist een schriftelijke verwerkersovereenkomst onder Artikel 28, waarin het doel, de duur, beveiligingsmaatregelen, subverwerkers, hulp bij verzoeken van betrokkenen en wat er met gegevens gebeurt aan het einde van het contract worden vastgelegd.

Voor de doorgifte zelf is de standaardroute de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie, samen met een effectbeoordeling van de doorgifte voor het land van bestemming. Wij zullen uw SCC's en verwerkersovereenkomst ondertekenen, of de onze ter beoordeling aanbieden.

Als uw gegevens bijzondere categorieën, gegevens van kinderen, medische of financiële dossiers bevatten, meld ons dit dan vroegtijdig. Sommige werkzaamheden kunnen beter binnen de EU blijven, en dat zeggen we liever direct dan dat we het aannemen.

Als wij op de hoogte raken van een beveiligingsincident dat uw gegevens beïnvloedt, stelt uw vaste Beacon-manager u direct en onverwijld op de hoogte van wat we weten, wat we nog niet weten en wat we eraan doen. Als verwerker is het uw beslissing om toezichthouders of betrokken personen te informeren; onze taak is om u de feiten snel genoeg te geven zodat u die beslissing kunt nemen, en om te helpen bij het onderzoek.

Na elk incident rapporteren we de oorzaak en de doorgevoerde wijziging, en delen we dit met u.