Die meisten Menschen übergeben zuerst die falsche Arbeit. Beginnen Sie mit dem, was repetitiv ist, wenig Ermessen erfordert und leicht zu kontrollieren ist.
Wenn jemand zum ersten Mal Arbeit übergibt, beginnt er meistens mit dem, was er am meisten hasst. Das ist verständlich, aber auch der schnellste Weg zu dem Schluss, dass Delegieren nicht funktioniert. Die Aufgaben, die Sie hassen, sind oft diejenigen mit dem meisten Kontext in Ihrem Kopf. Kontext ist genau das, was ein neuer Assistent in der ersten Woche nicht hat.
Eine bessere erste Aufgabe ist repetitiv, erfordert wenig Ermessen und hat ein offensichtliches richtiges Ergebnis. Diese Eigenschaften machen die Arbeit leichter vermittelbar und einfacher zu kontrollieren. Frühe Erfolge schaffen Vertrauen. Sobald dieses Vertrauen besteht, können Sie zu Aufgaben mit mehr Ermessensspielraum und mehr Kundenkontakt übergehen.
Bevor Sie eine Aufgabe auswählen, protokollieren Sie eine normale Woche
Führen Sie fünf Arbeitstage lang eine grobe Liste von allem, was Sie tun und was länger als fünf Minuten dauert. Räumen Sie die Liste noch nicht auf und entscheiden Sie noch nicht, was wichtig ist. Notieren Sie die Aufgabe, die Dauer, die Häufigkeit und ob jemand anderes das Ergebnis prüfen könnte, ohne Sie zu fragen, wie ein gutes Ergebnis aussieht.
Markieren Sie am Ende der Woche jede wiederkehrende Aufgabe. Kreisen Sie dann diejenigen mit einer sichtbaren Ziellinie ein: eine Rechnung wurde gesendet, ein Termin wurde gebucht, ein Datensatz wurde aktualisiert oder ein Kunde erhielt eine genehmigte Antwort. Dies sind Ihre stärksten Ansatzpunkte.
Die zehn Aufgaben für den Anfang
- Posteingang-Triage: Sortieren, Kennzeichnen und Markieren von Dingen, die wirklich Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
- Kalendermanagement: Termine planen, Konflikte lösen und Fokuszeiten schützen.
- Rechnungsstellung: Rechnungen aus einer genehmigten Vorlage erstellen und die Unterlagen ablegen.
- Zahlungserinnerungen: Folgen Sie einer höflichen, terminierten Mahnsequenz, die Sie einmalig genehmigen.
- Datenerfassung: Informationen zwischen Systemen verschieben, die nicht miteinander kommunizieren.
- CRM-Pflege: Dubletten zusammenführen, fehlende Felder ergänzen und veraltete Deals schließen.
- Recherche: Vergleichslisten von Lieferanten, Veranstaltungsorten oder Interessenten nach klaren Kriterien erstellen.
- Reisebuchung: Zwei oder drei Optionen innerhalb eines vereinbarten Budgets und Zeitplans präsentieren.
- Erstkontakt-Kunden-E-Mails: Wiederkehrende Fragen mit genehmigten Formulierungen beantworten.
- Wöchentliches Reporting: Jede Woche zur gleichen Zeit dieselben Zahlen in dasselbe Format übertragen.
Eine Anfrage in einen nutzbaren Prozess verwandeln
Die Anweisung "unbezahlte Rechnungen anmahnen" ist kein Prozess. Eine nutzbare Version besagt, welche Rechnungen qualifiziert sind, wann jede Erinnerung gesendet wird, welche Vorlage zu verwenden ist, wann Sie in Kopie gesetzt werden und wann aufzuhören ist. Sie legt auch fest, wo der Vorgang dokumentiert wird. Diese Version kann konsistent ausgeführt und in Sekunden überprüft werden.
Ein einfacher Prozess benötigt fünf Dinge: einen Auslöser, die Schritte, die Entscheidungsregeln, ein Beispiel für ein gutes Ergebnis und einen Eskalationspunkt. Sie benötigen kein umfangreiches Handbuch. Eine kurze Bildschirmaufnahme und eine einseitige Checkliste reichen für eine erste Aufgabe oft aus.
Wenn Sie nicht beschreiben können, wie Sie die Arbeit kontrollieren würden, sind Sie noch nicht bereit, sie zu übergeben.
Entscheiden Sie, was weiterhin Ihr Ermessen erfordert
Gutes Delegieren bedeutet nicht, sich aus jeder Entscheidung herauszunehmen. Es bedeutet, die Entscheidungen zu definieren, die Sie weiterhin benötigen. Ein Assistent kann drei Reiseoptionen vorbereiten, aber Sie möchten vielleicht den endgültigen Flug wählen. Er kann einen Entwurf für eine sensible Kundenantwort verfassen, aber Sie genehmigen ihn vor dem Versand. Machen Sie diese Grenzen explizit, anstatt sie erst nach einem Fehler zu entdecken.
Ergebnisse prüfen, nicht die Aktivität
Messen Sie nicht, ob jemand beschäftigt aussah. Prüfen Sie, ob der Posteingang weniger ungelöste Nachrichten enthält, ob Rechnungen pünktlich versendet wurden und ob CRM-Datensätze vollständig sind. Eine kurze wöchentliche Überprüfung der erledigten Arbeit ist nützlicher als ständige Nachrichten über den Tag verteilt.
- Wählen Sie zwei oder drei Aufgaben für die erste Woche, nicht alle zehn.
- Prüfen Sie zu Beginn jedes Ergebnis und reduzieren Sie dann die Stichprobe, wenn die Genauigkeit steigt.
- Korrigieren Sie den schriftlichen Prozess immer dann, wenn dieselbe Frage zweimal auftritt.
- Fügen Sie eine Vertretung erst hinzu, wenn der Hauptprozess stabil genug ist, um ihn zu lehren.
- Führen Sie eine klare Liste der Entscheidungen, die weiterhin bei Ihnen liegen müssen.
Rechnen Sie mit einer Lernkurve
In der ersten Woche verbrauchen Sie vielleicht mehr Zeit, als Sie sparen. In der zweiten sollten die Fragen präziser werden. Ab der dritten sollten Routineaufgaben erledigt zurückkommen, statt halb erfragt zu werden. Wenn dieselben Fehler fortbestehen, ist nicht mehr Geduld die Antwort. Überprüfen Sie die Anweisung, die Einarbeitung oder die Übereinstimmung zwischen Person und Aufgabe.
Die Unterstützung durch Beacon Virtual Assistants beginnt ab 199 € pro Monat. Wir nutzen die ersten Wochen, um Ihre Arbeitsweise zu dokumentieren, Grenzen zu vereinbaren und eine Routine aufzubauen, die Ihre Arbeitslast verringert, anstatt eine weitere Person zu schaffen, die Sie managen müssen.
